Schrijf de ideale website briefing: template + voorbeeld

Stephan de Graaf

Marketing Strateeg bij en eigenaar van Pixelfarm. Dagelijks bezig met digital marketing, innovatie en nieuwe vormen van interactie.

⏰ 12 oktober 2018

Gebruik onderstaand website briefing template om niet alleen je websitebouwer te informeren, maar ook om voor jezelf de boel scherp te krijgen over wat je nou eigenlijk wilt met die nieuwe website. Met deze onderdelen weet je zeker dat je briefing op orde is en dat het webbureau begrijpt wat je zoekt! En dat is heel fijn, want een goede briefing is van levensbelang. We ontwikkelen dagelijks nieuwe websites bij Pixelfarm en bij een slechte omschrijving van de opdracht duurt het langer voordat je tot een goed eindresultaat komt. Dus, pak onze template erbij en schrijf het perfecte website briefing document. De template is zo volledig mogelijk ingestoken, als sommige dingen niet relevant zijn kun je ze prima weglaten.

Download ook ons Website briefing voorbeeld

1. Over [bedrijfsnaam]

Vertel hier in het kort wat je bedrijf;

Wat doet je bedrijf precies?
Wat is je positionering?
Hoe ziet “de markt” eruit?
Wie zijn je concurrenten?
Wat is de historie van je bedrijf en wat is de visie voor de toekomst?

2. Omschrijving & samenvatting opdracht

Omschrijf in een paar zinnen de opdracht, bijv.; “[Bedrijfsnaam] is op zoek naar een nieuwe website vanwege een vernieuwde positionering. De website moet modern zijn, weinig tekst bevatten en een rustige uitstraling krijgen. Het is belangrijk dat we een open source CMS gebruiken omdat we niet vast willen zitten aan een licentie. De website moet medio december 2018 klaar zijn. Zelf hebben we intern de kennis niet en willen samen met het bureau de online strategie vormgeven om zo ook online succesvoller te worden.”

3. Achtergrond

Waarom is deze opdracht tot stand gekomen? Waarom is er een behoefte aan een nieuwe website? Bijv. omdat er een nieuwe visuele identiteit is ontwikkeld of dat je de volgende stap wilt nemen in online marketing? Of is het een combinatie? Is de website 5 jaar geleden ontwikkeld en weerspiegelt die niet meer waar je als bedrijf voor staat?

4. Doelstellingen

Wat zijn de doelstellingen van de website? Wil je bijv. meer traffic, meer zoekverkeer via Google, een betere manier om je content in te delen? Heb je KPI’s zoals het verhogen van je traffic met 20%, zet deze er ook bij!

5. Wat verwacht je van het bureau?

Verwacht je een volledig plan? Alleen een indicatieve begroting? Een volledig plan met concept? Wees duidelijk in wat je verwacht.

6. Scope van de opdracht

Wat wordt er verwacht van het bureau? Bijv.:

Een volledige online strategie
Ontwerp
Bouw
Nieuwe huisstijl
Hosting
Support na oplevering
Content (fotografie, teksten)
Online marketing (SEO en online campagnes)
Het overzetten van oude content (wel aan te raden maar dit zou je eventueel ook intern / zelf op kunnen lossen)

7. Onderdelen & functionaliteiten

Mogelijkheid tot toevoegen whitepaper en e-books

Mogelijkheid om zelf formulieren aan te maken
Vacaturepagina
Over ons pagina
Diensten pagina
Branche pagina
Support gedeelte met inlog naar systeem X

8. Inspiratie websites

Geef een aantal voorbeelden van websites waar je zelf gecharmeerd van bent! Wees duidelijk waarom je deze voorbeelden je aanspreken! Bijv.;

Website X vinden we goed doordat er precies op de juiste momenten op een conversie wordt gestuurd
Website Y vinden we goed doordat er rust en ruimte wordt gecreëerd waardoor er meer ruimte of voor de producten
Website Z vinden we goed vanwege die animatie die helder uitlegt hoe de dienst werkt

9. Voorwaarden website

Zijn er technische beperkingen?
Moet er gekoppeld worden met externe systemen?
Website moet mobiel geoptimaliseerd worden
Gebruiksvriendelijk CMS

10. Waar moet de opdrachtnemer aan voldoen?

Moet de opdrachtnemer ook een hosting oplossing leveren?
Moet de opdrachtnemer bepaalde disciplines in huis hebben?
Moet de opdrachtnemer ervaring hebben met vergelijkbare klanten?

11. Budget website

Het is belangrijk dat je in de website briefing iets zegt over je mogelijke budget. Klanten vinden dat nogal eens lastig 🙂 Maar er is een goede reden om iets over je budget te zeggen; elk bureau heeft een minimum en maximum range waartegen ze projecten aannemen. Open zijn over je budget scheelt je verderop in je selectie teleurstellingen. Voorbeeld: Sitestunt maakt websites van € 500,-. Een partij als TAM TAM maakt websites van € 200.00,- +. Uiteraard zit er nogal een verschil in kwaliteit, complexiteit en type klant tussen die 2. Het is belangrijk voor jou als klant dat je een partij zoekt die qua kwaliteit, zorg en prijs bij je past. Dat heeft met de kwaliteit van het eindproduct te maken. Er zijn drie redenen waarom je je budget niet wilt prijsgeven als klant;

Je weet oprecht niet wat het budget is voor een website zoals jij die voor ogen hebt
Je wilt weten waar verschillende partijen mee komen en op basis van prijs een beslissing nemen
Je denkt dat de leverancier precies dat bedrag gaat aanhouden en je denkt dat het anders minder was geweest

Als je het gewoon simpelweg niet weet, bel een aantal webbureau’s en vraag wat ze gemiddeld rekenen voor een website. Het zal je verbazen, maar de meeste partijen zijn hier vrij open en direct in. Reden 2 en 3 spelen meestal alleen bij partijen die hele websites bouwen tegen middelmatige kwaliteit. Als je een professionele partij zoals ons een website laat ontwikkelen zal omzet nooit de leidraad zijn. Uiteraard willen ook wij business binnen halen maar zullen nooit prijzen opdrijven.

Geef ook aan of het budget fixed is of (deels) variabel.

12. Planning website

Zorg ervoor dat je website briefing een heldere planning bevat. Wanneer moet de website uiterlijk af zijn? Is er een belangrijk moment dat samenvalt met de deadline van de website? Dit helpt om verwachtingen te managen en het project zonder problemen te laten verlopen.

13. Betrokkenen

Wie is er allemaal betrokken bij het project? Wie keurt zaken goed, wie wordt er betrokken bij het ontwerp en wie gaat zich met het CMS bezig houden? Dit helpt het online bureau zich een beeld te vormen van de complexiteit van de opdracht.

14. Vervolg

Het is enorm frustrerend als je als leverancier enorm veel tijd in een plan, concept, voorstel of reistijd steekt en de klant laat vervolgens niets meer van zich horen. Geef duidelijk aan waar je een leverancier op selecteert, bijv;