PIM, CRM, CMS of ERP? Waar kies je voor in je digitale (data) strategie?

Toe aan een nieuwe website of digitale strategie? Een goed moment om eens na te denken over je datastrategie. In deze tijd waarin online veelal een integraal onderdeel is van je bedrijfsvoering en er veel databronnen zijn wil je voorkomen dat dezelfde data op verschillende plekken staat en dus inconsistent is of zeer inefficiënt bijgehouden moet worden. In dit artikel meer over PIM.

We ontwikkelen bij Pixelfarm redelijk wat middelgrote en grote websites. Vaak komt daar wel een integratie met een CRM of marketing platform bij kijken. Maar soms gaat het dieper dan een content gerichte website of midlevel webshop en moeten er meerdere databronnen geïntegreerd worden. Daar speelt vaak de integratie van verschillende systemen een rol. Je wilt tenslotte over alle kanalen correcte product informatie kunnen tonen. Tegenwoordig hebben veel bedrijven te maken met meerdere systemen waar data opgeslagen wordt, danwel vandaan gehaald moet worden. Om het nog ingewikkelder te maken wordt deze data vaak niet alleen voor de website gebruikt maar ook voor andere toepassingen zoals een catalogus, webshop of andere zaken en wil je sommige data niet in een bepaald systeem vanwege veiligheid of omdat het simpelweg niet kan.

PIM (Product Information Management)

Enter PIM. Vroeger had je voldoende aan een CMS en was het koppelen tussen een website enerzijds en andere bronnen anderzijds geen issue. E-commerce was er nog niet echt (of meer gescheiden) en bedrijven zagen online echt als apart onderdeel. Door de ontwikkelingen die e-commerce heeft doorgemaakt en de rol die online/digitaal speelt bij de integrale bedrijfsvoering kwamen er zogenaamde PIM’s. De naam zegt het al een beetje, maar bij een PIM wordt alle product data opgeslagen en dient de PIM als centrale databron voor andere systemen.

Waarom een PIM?

Je kunt je voorstellen dat je sommige data niet uit je CMS wilt halen, andere weer niet wilt opslaan in je ERP (enterprise resource planning) en dat je soms complexe workflows wilt instellen voor het toevoegen van producten of het wijzigen van prijzen. Dan is een PIM dé oplossing. Hierin kun je eenvoudig producten toevoegen, aanpassen maar bijv. ook eigenschappen zoals materialen toekennen etc. Maar het gaat verder, in je PIM kun je attributen, datastructuren en verschillende media formaten opslaan (van hi-res afbeelding voor in print, tot thumbnail voor je website, tot afbeelding voor op social media) en dit allemaal via een automatische workflow. Verder heeft een PIM SEO wise een positieve impact omdat je letterlijk elk aspect van een willekeurig product kunt tonen. Verder kun je via je PIM eenvoudig productfeeds genereren voor externe services zoals bijv. een Marktplaats, Google Shopping, Facebook dynamic product ads etc. Daarnaast kun je vanuit een PIM samenwerken met print oplossingen om zo je brochure of catalogus eenvoudiger up-to-date te houden of factsheets te genereren in PDF formaat.

Handig! Een PIM systeem is er dus vooral op gericht om als unieke databron te fungeren tussen verschillende systemen en de data te verrijken. Vaak zie je dat data vanuit een ERP naar PIM gesynchroniseerd wordt en data vanuit PIM weer naar een CRM of e-commerce oplossing zoals Magento. Zo zorg je ervoor dat je data altijd accuraat is en dat er geen verschil ontstaat tussen welke prijs er op je webshop wordt getoond en de data die ingevoerd is in SAP.

Er zijn verschillende PIM systemen op de markt; van PIMCORE (PHP open source initiatief, tegenhanger van Sitecore) en Akeneo (gebaseerd op PHP framework Symfony, open source) tot aan Hybris (onderdeel van SAP) en IBM Infosphere. Bekijk ook CPC strategy voor een lijst met PIM systemen.

Ben je benieuwd naar hoe PIM systemen eruit zien en werken? Bekijk dan de demo van PIMCORE, je kunt inloggen met username / wachtwoord: demo / demo.

Maar waarom dan niet een koppeling tussen ERP en CMS?

ERP software is er op gericht ruwe data op te slaan ter ondersteuning van processen binnen een bedrijf. Logistiek, basis product data, supply chain management etc. zijn binnen een ERP prima geregeld. Andere data verrijking zoals een commerciële tekst, plaatjes in bepaalde formaat of andere zaken zijn echter niet goed geregeld in een ERP. Als je 100 producten hebt kom je nog prima weg met een een ERP <—> CMS oplossing maar voor een e-commerce applicatie met 1.000 + producten met allerlei eigenschappen niet handig. Het handige van een PIM is dat je ook varianten en maatvoeringen van een product kan opslaan of andere verrijkingen zoals bijv. een META description.

Hoe zit het dan met een CRM?

Op zoek naar een nieuw CRM? Check dan zeker even dit artikel waarin een aantal CRM’s worden vergeleken.

Sommige CRM’s hebben soortgelijke functies als een PIM maar een CRM is er op gericht om effectief marketing & sales te kunnen bedrijven en is vaak gericht op B2B bedrijven. Vaak heb je binnen een CRM onderdelen als orders, producten, relaties en leads maar de (data) structuur van een CRM is er simpelweg niet op gericht een product database met tienduizenden type producten met allerlei varianten te bevatten. Vaak zie je wel dat een CRM weer aan een PIM gekoppeld wordt om bijv. productinformatie op te halen naar het CRM.

En nu?

Heb je een medium sized B2B business, dan kan een “plat” CMS best prima werken om je producten in bij te houden. Voor de categorie B2C geldt hetzelfde. Bij webshops ga je al sneller naar een PIM systeem toe maar hier kan een e-commerce systeem als Magento of Shopify ook prima als PIM fungeren. Het heeft uiteindelijk alles te maken met de investering die je wilt doen en wat de requirements zijn.