Samenwerken met klanten en collega’s: tools we love

Bij Pixelfarm draait het allemaal om samenwerken. Samenwerken met onze klanten, maar ook met collega’s. Hoe zorgen we ervoor dat we alle ballen hoog houden en streven naar de allerbeste ervaring, zowel intern als extern? In dit artikel meer over de online tools die we dagelijks gebruiken om ons hierbij te ondersteunen.

Slack

Worden we niet allemaal overspoeld door een stortvloed aan e-mails? Je bent al snel veel tijd kwijt met het lezen en prioriteren ervan. Even naar je collega lopen voor een vraag kan wel, maar niet altijd even efficiënt, zeker niet als je in een wat groter bedrijf werkt en de fysieke afstand ‘groot’ kan zijn. Onze oplossing? Gebruik Slack! Een super fijne tool gericht op supersnelle en efficiënte (team)communicatie. Ook nice, de gratis versie bevat al super veel fijne functionaliteiten. Maar wat kan je er nu precies mee?

1. Channels
Je kunt verschillende ‘channels’, dus kanalen aanmaken waarin je communicatie kunt centreren over een bepaald onderwerp, project of klant. Zo houd je de communicatie overzichtelijk en centraal. Je kunt binnen een channel aangeven voor wie deze zichtbaar is. Zo zie je alleen de voor jou relevante channels in beeld. Ook kun je gewoon 1 op 1 communiceren met een collega. Wat nog toffer is, je kunt ook channels opzetten die gekoppeld zijn aan externe applicaties. Zo gebruiken wij bij Pixelfarm het #helpdesk channel. Deze toont alle support verzoeken van klanten die binnenkomen op ons Support Platform. Ook hebben we een koppeling met Trello. Slack biedt naast Freshdesk en Trello een scala aan integratie mogelijkheden met bijvoorbeeld: Mailchimp, Dropbox en Google apps.      

Wil je bijvoorbeeld op de hoogte blijven van wat er over je klanten gezegd wordt op het internet? Maak dan een channel aan en koppel deze aan Google Alerts. Ons #wire channel houdt ons op de hoogte van al het nieuws rondom onze klanten. Zo ziet een melding eruit die je dan van Slack ontvangt:

2. Teams
Wij staan graag in nauw contact met onze klanten. Slack helpt ons daarbij met maken vanverschillende teams. Zo kunnen klanten ons snel bereiken met vragen die niet perse op de mail hoeven. Hoe efficiënt is dat! Je ziet in een oogopslag wie er online is, dus laat het snelle schakelen maar beginnen. Je kan je team ook een eigen logo geven, handig.

3. Altijd en overal
Slack heeft een mobiele en desktop app zodat je altijd en overal toegang hebt. Ook onderweg kan je dus op de hoogte blijven en bereikbaar zijn voor je klanten en collega’s.

4. Zoeken
In de gratis versie kan je zoeken in het archief tot aan 10.000 meest recente berichten terug. Ga je voor een upgrade, dan is het zoeken zelfs ongelimiteerd!

Met Slack kan je nog veel meer, maar met deze vier mogelijkheden alleen al was het voor ons een duidelijke zaak en kunnen we niet meer zonder 🙂

Trello

Ook al werken we nog maar twee jaar met Trello, we weten eigenlijk niet meer hoe het pre-trello tijdperk eruitzag. Als online marketing bureau heb je veel projecten die gelijktijdig lopen waarbij meerdere collega’s betrokken zijn. Tel daarbij op dat we pro transparantie zijn richting onze klanten, dan is Trello het antwoord. Trello is ideaal om te scrummen en hiermee ook heel goed bij projecten te gebruiken zoals bijvoorbeeld de realisatie van een nieuwe website. Wij gebruiken Trello zelf voor:

• Persoonlijke to-do lijsten;
• (Content) planningen;
• Projecten (zowel kortlopende als doorlopende projecten);
• Onboarding van nieuwe collega’s;
• Het volgen van je persoonlijke ontwikkeling.

Je werkt binnen Trello met borden en kaarten. Iedere klant en collega heeft een bord. Binnen een bord kan je verschillende kaarten opnemen. In een kaart wordt alles centraal bewaard. Je kan hierin ook gemakkelijk documenten koppelen middels bijvoorbeeld Google Documenten en Dropbox. Zo beschikt iedereen altijd over de meest recente versie en kan er geen verwarring meer ontstaan door per ongeluk in een verouderde versie verder te werken. Het koppelen van labels en vervaldata en de betrokken personen zorgt voor een duidelijk overzicht. Net als met Slack kan je Trello ook gebruiken voor communicatie met klanten. Onze klanten hebben ook toegang tot hun eigen bord in Trello, super transparant!

Tip: op het blog van Trello worden handige tips en interessante artikelen gedeeld!

Exact Online

Het is misschien een beetje een vreemde eend in de bijt maar we love Exact!. Dit alles in één pakket is perfect voor een bureau als het onze. Recent zijn we met zowel onze financiële administratie als het CRM overgegaan naar Exact. Een grote stap vooruit die ons helpt bij het verder professionaliseren van de bedrijfsvoering. Wij gebruiken Exact voor:

• (Financiële) administratie;
• CRM;
• Projectadministratie;
• Planning (Interne & project planningen)

Voorheen werkten we met aparte tools en met de overgang naar Exact Online kunnen we deze in een omgeving samen laten komen. Het geeft ons inzicht en draagt bij aan het efficient werken. Meer tijd over voor onze klanten dus 🙂

Ook Exact heeft een handige app die ervoor zorgt dat je altijd en overal toegang hebt tot belangrijke gegevens van klanten en Pixelfarm.

Freshdesk

Aan het begin van dit artikel is deze tool al even genoemd, maar Freshdesk is onze go-to applicatie als het gaat om het afhandelen van support verzoeken van onze klanten. Bij Pixelfarm werken we met SLA’s (Service Level Agreement) voor de websites die we beheren en klanten die een SLA bij ons afsluiten krijgen toegang tot ons online support platform.

Heb je als klant een vraag of een verzoek, dan kan je heel gemakkelijk een verzoek inschieten door een mail te sturen naar support@pixelfarm.nl. Er wordt dan automatisch een ticket aangemaakt en word je op de hoogte gehouden van de status van je verzoek. Op het moment van inschieten krijgen wij in ons Slack channel #helpdesk direct een melding en pakken we het verzoek op.

Middels dit platform heb je goed overzicht van alle openstaande (en reeds afgehandelde) support vragen, kan je gemakkelijk standaard antwoorden definiëren en eigen SLA’s inrichten op klantniveau. Dit gecombineerd met de app heeft ons overtuigd van dit platform om onze klanten nog beter van dienst te kunnen zijn. Daar draait het uiteindelijk om: elke dag een beetje beter!

Een tool waar we al vanaf het begin fan van zijn is natuurlijk Dropbox. Dropbox doet waar het goed in is en dat is veilig beheren van al je bestanden in de cloud. Wij gebruiken Dropbox voor het opslaan van al onze bestanden, maar maken ook gebruik van de functie om deze te delen. Super handig voor onze klanten om gemakkelijk toegang te hebben tot grote bestanden of om bestanden juist voor ons beschikbaar te maken.

Tip: Dropbox heeft nog meer handige functionaliteiten waar je gebruik van kan maken. Wij vonden dit artikel erg handig waarin je met een aantal goede tips het meeste uit Dropbox kan halen.

Niet verrassend, maar wij houden van tools en platformen met een app. Dropbox voorziet ook daarin in onze behoefte.

Homerun

Bij Pixelfarm zijn we altijd op zoek naar de beste farmers om aan te sluiten bij onze squad! Op dit moment zoeken we maar liefst drie nieuwe collega’s! Om alle binnenkomende sollicitaties overzichtelijk te houden en netjes af te kunnen handelen maken we gebruik van Homerun. Dit is een online platform waar kandidaten direct kunnen solliciteren naar een openstaande functie. Op onze eigen branded werken bij site zie je snel alle openstaande vacatures. Het voordeel zit voor ons vooral aan de ‘achterkant’. Alle kandidaten worden gegroepeerd per functie, we hebben de mogelijkheid om kandidaten te beoordelen, maar ook het toevoegen van tags en gemakkelijk een collega te kunnen betrekken met een @mention vinden we super fijn.

Als enige in de lijst heeft Homerun geen app, maar het platform is volledig responsive en voldoet daarmee toch aan onze vereisten 🙂

Google Drive

Als laatste delen we Google Drive met je. Voor ons van levensbelang om ons werk goed te kunnen doen. Mocht je nog niet bekend zijn met de voordelen van Google Docs, we zetten ze nog even voor je op een rij:

• Altijd en overal toegang tot je documenten (ook offline);
• Tegelijkertijd samenwerken aan een document;
• Je hoeft nooit meer op ‘opslaan’ te drukken;
• Werk je op een Mac? Converteer gemakkelijk documenten naar Word, Excel en andersom.
• Snel en gemakkelijk delen met collega’s en klanten;
• Toch liever terug naar een oudere versie? Middels de revisies kan je altijd een eerdere versie herstellen;
• Met de beschikbare app kan je ook snel zoeken in alle documenten.

We zijn altijd op zoek naar (online) tools die ons helpen bij onze missie: de allerbeste experience voor onze klanten en collega’s! Op dit moment zijn dit onze favoriete tools, maar we zoeken altijd nieuwe en innovatieve manieren om nog beter te kunnen samenwerken. Heb jij nog een tip voor ons? We staan open voor jullie suggesties!